Record manager H/F - CDD public de 3 ans

L'Agence du Numérique en Santé (ANS) accompagne la transformation numérique du système de santé et contribue au développement d'un numérique en santé sécurisé, interopérable et éthique.

Dans le cadre de ses activités de gestion documentaire et d'archivage réglementaire, l'ANS recherche un(e) Record Manager pour renforcer son équipe.

Au croisement de l'archivistique, de la gouvernance documentaire et des systèmes d'information, vous êtes garant(e) de la bonne gestion du cycle de vie des documents et des informations de l'agence. Vous intervenez aussi bien sur les enjeux réglementaires de conservation et d'archivage que sur l'administration et l'évolution des espaces documentaires Microsoft 365.

Vous jouez un rôle clé dans la structuration et la modernisation de notre environnement documentaire, en accompagnant les équipes dans l'évolution de leurs pratiques et de leurs outils.

🎯 Vos missions

1. Piloter la gestion documentaire et l'archivage réglementaire

Vous veillez à la bonne application de la politique d'archivage de l'agence et à la conformité des pratiques aux exigences réglementaires et aux recommandations du Service interministériel des Archives de France (SIAF).

À ce titre, vous :

• Déployez et faites appliquer la politique d'archivage et les procédures associées.

• Élaborez, actualisez et maintenez les outils de gestion documentaire : plans de classement, tableaux de gestion, règles de nommage et durées de conservation.

• Organisez et pilotez les versements d'archives, sur support papier comme électronique, vers les dispositifs d'archivage adaptés.

• Supervisez les opérations de conservation et d'élimination des documents dans le respect des obligations réglementaires.

• Accompagnez les directions dans l'application des règles de gestion documentaire et d'archivage.

• Assurez le suivi du prestataire d'archivage externe et participez aux instances de pilotage.

2. Administrer et faire évoluer les outils documentaires Microsoft 365

Vous assurez l'administration fonctionnelle et technique des espaces documentaires et collaboratifs de l'agence.

À ce titre, vous :

• Administrez les environnements SharePoint Online, Teams et les espaces documentaires associés.

• Gérez le cycle de vie des sites, équipes, groupes et contenus Microsoft 365.

• Traitez les demandes des utilisateurs et les incidents via l'outil de gestion des demandes (environ 400 sollicitations par an).

• Participez aux campagnes de revue des comptes, des accès et des groupes Entra ID.

• Veillez à la qualité, à la cohérence et à la bonne organisation des contenus au sein des espaces collaboratifs.

• Conseillez et accompagnez les équipes dans leurs usages de la gestion électronique des documents (GED) et des outils collaboratifs.

3. Contribuer aux projets de transformation documentaire

Vous participez activement aux projets d'évolution des outils et des pratiques documentaires de l'agence.

À ce titre, vous :

• Contribuez aux projets de transformation documentaire et aux évolutions de l'environnement Microsoft 365.

• Participez aux opérations de migration de données (SharePoint, serveurs de fichiers et espaces collaboratifs).

• Recueillez les besoins des directions, formalisez les expressions de besoin et coordonnez les actions avec les différents interlocuteurs.

• Préparez et animez des sessions de sensibilisation et d'accompagnement à la prise en main des outils et aux bonnes pratiques documentaires.

• Rédigez et actualisez la documentation fonctionnelle et les procédures opérationnelles.

🚀 Les projets sur lesquels vous interviendrez

Vous rejoindrez un environnement en pleine évolution, avec plusieurs chantiers structurants :

• Nouvelle gestion électronique des documents : déploiement d'une nouvelle solution et développement de son connecteur SharePoint.

• Transformation Microsoft 365 : migration SharePoint, mise en place de dispositifs de prévention des fuites de données (DLP), gouvernance documentaire et renforcement de la sécurité.

• Rationalisation des espaces documentaires : réorganisation et optimisation de plus de 500 sites SharePoint historiques.

• Archivage électronique : accompagnement des directions dans leurs projets de versement vers le système d'archivage électronique (SAE).

💼 Votre profil

Vous êtes issu(e) d'une formation supérieure en archivistique, gestion documentaire, records management ou systèmes d'information.

Vous justifiez d'une expérience d’au moins 7 ans dans la gestion documentaire et l'archivage réglementaire, idéalement dans un environnement public ou soumis à des exigences de conformité.

Vous disposez notamment des compétences suivantes :

• Bonne maîtrise des principes du records management, de l'archivage public et du cycle de vie de l'information

• Expérience dans l'administration d'une solution de gestion électronique des documents (GED)

• Bonne maîtrise de SharePoint Online, Teams et de l'environnement Microsoft 365

• Connaissance des règles de gouvernance documentaire, de conservation et d'archivage réglementaire

• Capacité à piloter des activités transverses et à coordonner des interlocuteurs aux profils variés

• Aisance dans l'accompagnement des utilisateurs et la conduite du changement

Les compétences suivantes seraient un plus :

• Maîtrise de ShareGate pour l'administration et la migration des environnements SharePoint

• Connaissance d'Entra ID et de la gestion des habilitations

• Connaissance des systèmes d'archivage électronique (SAE)

• Pratique de Power Apps et des possibilités d'automatisation de Microsoft 365

• Connaissance des dispositifs de prévention des fuites de données (DLP), du RGPD et des enjeux de sécurité de l'information